FHI 360 recrute: Agence Evènementielle
RECRUTEMENT D’UNE AGENCE EVENEMENTIELLE POUR L’ORGANISATION DE LA CEREMONIE DE RECOMPENSE AUX SITES PEPFAR :
TOGO PEPFAR AWARDS 2024
Référence : TG25-011/RFQ/FHI 360
Publication : 17 et 22 oct. 2024
Délai de demande d’information : 23 oct. 2024
Délai de clôture : 28 oct. 2024 à 10 h 00 min (GMT + 00)
Adresse de soumission : Togo.Procurement@fhi360.org
Période de performance de la prestation : 4 nov. au 10 déc. 2024
Description de tâches : Organisation de la cérémonie TOGO PEPFAR AWARDS 2024
Lien d’accès à l’appel complet : https://urlr.me/XzjyC
TERMES DE REFERENCE
I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Au Togo, des progrès significatifs ont été réalisés ces dernières années concernant les engagements pris par les pays pour atteindre les objectifs 95-95-95 de l’ONUSIDA.
En 2020, 2021, 2022, et 2023 des cérémonies de récompense ont été organisées pour les sites PEPFAR ayant obtenu de bonnes performances, les TOGO PEPFAR AWARDS éditions 2020, 2021, 2022, et 2023.
Il est prévu d’organiser cet événement en fin d’année 2024, et ainsi de célébrer les performances réalisées au cours de l’année fiscale 2024 sous l’égide de cette coalition des partenaires du programme PEPFAR au Togo. Nous proposons de recruter une agence spécialisée dans l’évènementiel qui se chargera de l’organisation de l’évènement et de la production des supports.
Ce document consacre les termes de référence de l’agence à sélectionner.
II. OBJECTIFS
L’objectif général est de célébrer l’excellence des performances réalisées par les sites partenaires du programme PEPFAR dans la mise en œuvre des activités de la quatrième année de mise en œuvre du programme PEPFAR au Togo.
Les objectifs spécifiques sont :
- Stimuler et récompenser le travail d’équipe ;
- Reconnaître et apprécier le travail accompli par l’ensemble des acteurs au cours de l’année fiscale ;
- Contribuer à créer une dynamique d’excellence et d’émulation au sein des sites partenaires de mise en œuvre ;
- Fédérer les acteurs du programme PEPFAR au Togo autour des valeurs et objectifs du programme ;
- Célébrer de façon inclusive et populaire les acteurs de mise en œuvre du programme PEPFAR autour d’un évènement récréatif.
III. MISSION DE L’AGENCE
L’Agence aura pour tâches de :
- Proposer un schéma d’organisation sur la base des principes ci-dessus établis ;
- Développer et produire les supports de communication : brochures, certificats, kakemono, … ;
- Assurer la production des trophées ;
- Assurer l’organisation logistique de l’évènement : hôtesses, sécurité, configuration, déroulé de l’évènement, etc. ;
- Assurer la couverture médiatique de l’évènement : invitations presse, réseaux sociaux, reportage film et photos de l’évènement.
IV. LIVRABLES
Dans le cadre de sa mission, l’agence devra fournir à #EAWA les éléments ci-après :
Avant la date de l’évènement :
- Le déroulé de l’évènement, et la note d’organisation logistique ;
- Les supports de communication : brochures, kakemonos, … ;
- Les récompenses aux sites : attestations, certificats, trophées, …
Après l’évènement :
- Un rapport, une vidéo et un album photos de l’évènement, ainsi que les coupures de presse relatant l’évènement, et les liens de publication par les réseaux sociaux.
Les livrables et leurs dates de soumission seront consignés dans le contrat de prestation de services qui sera établi entre l’agence sélectionnée et le projet #EAWA.
V. Capacité de l’agence
Pour accomplir cette mission, il sera fait appel à̀ des agences ayant une expérience avérée dans les prestations similaires. Les agences devront avoir :
• Une bonne expérience d’organisation de manifestations à cachet populaire dans des lieux ouverts, et incluant des officiels/autorités.
• Une expérience avérée en matière de production des supports de communication ; brochures, vidéos, flyers, certificats,
• Une expérience en suivi de production de gadgets et autres types de cadeaux (polos, T shirts, casquettes, trophées, etc.)
VI. Période d’exécution
La période de performance s’étend de la date de recrutement du 4 novembre 2024 au 10 Décembre 2024. La date indicative de l’évènement étant prévue le 30 novembre 2024. L’agence proposera un calendrier de production des livrables en fonction de la date finale de l’évènement qui lui sera communiquée.
Un timeline indicatif est ci-dessous détaillé :
J-5 avant évènement : Soumission des livrables finaux (ceux à soumettre avant évènement) – L’agence proposera un chronogramme à rebours qui inclura les dates de soumission des premiers prototypes, la période de revue et validation par FHI 360 et USAID, des drafts finaux validés et de la période de production.
J+2 : Soumission des livrables dus après évènement – Il faudra ajouter 2 jours pour les observations et retouches éventuelles et prévoir soumission du livrable final à J+6.
VII. Composition du dossier de candidature
Le dossier de candidature devra comporter les éléments suivants :
• Une proposition technique : Dans l’offre technique, le candidat décrira son expérience en matière d’organisation événementielle, sa compréhension des TDR, sa proposition événementielle (déroulé de l’événement, dispositions logistiques), les dispositions qui seront prises pour produire dans les délais et avec la qualité requise les supports nécessaires tels que ci-dessus décrits.
• Une proposition financière détaillée : L’offre financière indiquera le coût détaillé de la prestation et des supports de communication. Un canevas de budget sera fourni pour des besoins de l’évaluation financière.
• Une copie de l’attestation de régularité fiscale et de l’attestation d’immatriculation fiscale toutes deux valides.
• Liste des références/clients (prestations similaires) et les Curricula Vitae (CV) des principaux responsables.
• Confère le lien pour la complétude des informations sur la publication.
VIII. Evaluation des dossiers
L’offre technique sera évaluée à hauteur de 70 %. Une note minimale de 60 % (6/10) est nécessaire pour prétendre à l’ouverture de l’offre financière. L’offre financière sera notée à hauteur de 30 %. Le candidat retenu (offre technique + financière) devra pouvoir finaliser son offre dans les limites du budget prévu pour cette activité.
Les dossiers de candidatures doivent être transmis à l’adresse Togo.Quotation@fhi360.org, en mentionnant dans l’objet du mail « Nom de l’agence- TOGO PEPFAR AWARDS 2024 » exemple : Tooxtool-TOGO PEPFAR AWARDS 2024. La date limite de dépôt est le 28 octobre 2024 à 10 h 00. Tout dossier incomplet et hors délai sera considéré́ comme irrecevable.
Il n’y a aucun coût à payer pour cet appel de recrutement.