Recrutement : Coordinateur.trice logistique et approvisionnement (Logistics Coordinator)
Coordinateur.trice logistique et approvisionnement (Logistics Coordinator)
MAG
Cotonou, Bénin
Spécification du poste : Coordinateur.trice logistique et approvisionnement (Logistics Coordinator)
Département : Services Supports
Sous la responsabilité du/de la : Responsable Régional des Services Supports
Supervise-le : Chargé de la logistique et des approvisionnements (Logistics Officer)
Lieu d’affectation : Poste basé à Cotonou, avec déplacements requis (missions courtes et longues
nécessitant une relocalisation sur d’autres villes du Bénin et pays de Golfe de Guinée, en fonction des besoins du projet).
Date d’entrée en service : 1er août 2024 – Contrat d’un an, renouvelable sous réserve de financement
Clôture de Candidature : 12/07/2024
Composition de dossier : Curriculum Vitae, Lettre de motivation à l’adresse mail suivante
info.benin@maginternational.org avec l’objet RECRUTEMENT LOG CO. Seul.e.s les candidat.e.s sélectionné.e.s seront invité.e.s pour le test et ou l’interview.
Une copie des diplômes, du casier judiciaire et les contacts de deux références seront demandés ultérieurement.
La vision de MAG est un avenir sûr pour les femmes, les hommes et les enfants touchés par la violence, les conflits et l'insécurité. Les gens vivront dans des communautés où leurs droits sont respectés, dans la dignité et le choix, sans craindre les mines, les restes explosifs de guerre et l'impact des armes légères et de petit calibre et des munitions.
La mission de MAG est de sauver des vies et de construire un avenir plus sûr. Pour cela, nous utiliserons nos compétences essentielles et notre savoir-faire distinctif pour retirer les mines et les restes explosifs de guerre des zones affectées, ainsi que pour réduire l'impact des armes légères et de petit calibre et des munitions sur les personnes et les communautés, pour et avec qui nous travaillons.
Les valeurs de MAG. Nos valeurs prennent vie à travers nos actions, chaque jour. Notre façon d'agir a un impact sur les autres. En tant que personne travaillant chez MAG, vous pouvez contribuer à créer une culture positive en démontrant nos valeurs par votre propre comportement et vos actions. Chacun a un rôle à jouer dans le façonnement de notre culture. Chacun doit comprendre nos valeurs et est encouragé à réfléchir à la manière dont elles s'appliquent à son rôle individuel.
DÉTERMINÉS - nous travaillons avec détermination.
EXPERT - l'excellence et l'expertise nous permettent d'instaurer la confiance.
INTEGRITÉ - nous nous efforçons de faire ce qui est juste.
COMPASSION - les personnes sont prioritaires dans tout ce que nous faisons.
INCLUSIF - nous sommes ouverts à tous et nous valorisons la diversité.
Objectif du poste : Le programme de MAG au Bénin cherche actuellement à recruter un.e Coordinateur.trice logistique et approvisionnement en appui aux programmes de Golfe de Guinée. Ce poste est ouvert aux ressortissants du Bénin.
Sous la responsabilité du/de la Responsable Régional des Services Supports, la mission principale du/de la Coordinateur.trice logistique et approvisionnement (LogCo) sera de :
Veiller à ce que toutes les activités d'approvisionnement et de logistique soient menées conformément aux politiques et procédures de MAG, aux exigences des donateurs et aux meilleures pratiques des ONGI, en maintenant des contrôles et une responsabilité appropriée et en garantissant le meilleur rapport qualité-prix pour MAG.
Rôles & Responsabilités :
Sous la supervision de son manager, a pour missions et tâches :
Assurer le pilotage de la gestion logistique du programme de Golfe de Guinée :
• Apporter son expertise et aider les équipes sur le terrain à planifier, développer, s'approvisionner et gérer l'ensemble des dispositions de la chaîne d'approvisionnement afin de répondre efficacement aux objectifs organisationnels et humanitaires.
• Garantir une bonne intégration des équipes logistiques et s’assurer de leur supervision et formation aux bonnes pratiques et procédures logistiques de MAG.
• Identifier les priorités et assurer une bonne coordination de l’équipe des différents pays.
• Garantir le respect des procédures et la conformité aux règles MAG et bailleurs (achats, inventaires, gestion des stocks)
• Assurer la mise à jour et le partage périodique des procédures du département.
• Assurer la liaison et la coordination avec les demandeurs et autres départements concernés concernant leurs besoins qui sont traités par la logistique et tenir toutes les parties informées de tout changement en temps voulu.
• Produire (ou contrôler) et partager les livrables mensuels sur les achats et la logistique
Coordination des Approvisionnements :
• Fournir une expertise technique en matière de logistique et d'approvisionnement à l'équipe de gestion du programme afin de guider l'élaboration des budgets, des propositions et des plans opérationnels, en veillant à ce que les nouveaux projets soient dotés de ressources et de coûts appropriés
• Garantir la mise en place des procédures de gestion des approvisionnements et l’utilisation des formats standards de MAG et diffuser des informations et des conseils sur les questions liées aux achats au personnel du MAG.
• Supervision du traitement des requêtes en conformité avec les procédures de MAG et les exigences des bailleurs dans des délais raisonnables, et en satisfaisant les besoins des demandeurs.
• Élaborer et mettre à jour les plans d'approvisionnement du programme afin de garantir des achats en temps voulu et une chaîne d'approvisionnement fluide pour permettre un fonctionnement efficace des opérations.
• Gérer le processus d'approvisionnement de bout en bout, conformément aux procédures d'approvisionnement du MAG et des donateurs, en assurant le contrôle de la chaîne d'approvisionnement et en veillant à ce que le rapport qualité-prix soit respecté.
• Superviser la sélection et la désignation des fournisseurs conformément aux procédures de passation de marchés, en menant des études de marché locales, des procédures d'appel d'offres et en élaborant des accords de fourniture adaptés.
• Organiser, suivre et contrôler la sécurité du transport et du stockage des équipements et des biens en veillant à ce que tout le personnel concerné soit tenu au courant de l'évolution de la situation.
• Travailler avec les douanes et d'autres parties prenantes pour assurer le dédouanement rapide et rentable des marchandises expédiées au niveau international.
• Veiller à ce que les licences et autorisations nécessaires soient demandées, le cas échéant, pour l'acquisition et l'utilisation d'équipements sensibles.
• Communiquer avec les départements internes et les fournisseurs pour garantir une coordination adéquate.
Gestion des Stocks :
• Former les équipes au respect des politiques de gestion de stock
• Contrôler la bonne tenue de l’entrepôt (propreté, rangement, accessibilité, etc.)
• Organiser des inventaires physiques semestriels et annuels des stocks avec les équipes logistiques
• Assurer l’archivage physique et numérique des supports stocks avec les équipes logistiques
• S’assurer que les entrées et les sorties de stock du correctement surveillés et enregistrés.
Suivi périodique des indicateurs logistiques et amélioration des processus :
• Identifier les possibilités d'amélioration des processus logistiques et d'approvisionnement.
• Proposer des solutions pour réduire les coûts, améliorer l'efficacité et accélérer les délais de livraison.
• Collecte, analyse des données liées à l'activité logistique ;
• Établit des rapports périodiques pour présenter les résultats des indicateurs clés de performance logistique ;
• Identifie les écarts et les tendances significatives et les partager avec l'équipe logistique ;
Archivage:
• Maintenir un niveau élevé, précis et à jour concernant l’archivage physique et électronique des documents de stocks, des achats, des équipements et du parc auto ;
• Générer des rapports réguliers pour surveiller les performances et les indicateurs clés de performance (livrables logistiques mensuelles).
Gérer les équipements :
• Superviser les actifs du programme, en veillant à ce qu'ils soient suivis, entretenus et maintenus et à ce que le registre des actifs du programme soit précis et à jour.
• Gérer le cycle de vie des actifs du programme, en veillant à ce qu'ils soient mis au rebut en temps voulu, conformément à la politique du MAG et des donateurs.
• Veiller au bon fonctionnement et à l’affectation pertinente de tous les moyens de communications de la mission et garantir le respect des procédures de gestion des équipements de MAG.
• S’assurer d’un bon suivi et codification des assets du programme.
• Responsable de la définition des besoins avec les équipes du programme.
• Contrôler la bonne mise à disposition des outils IT pour chaque employé ;
• Prise en charge des incidents ou requêtes du personnel MAG ;
• S’assurer du suivi de chaque article du parc informatique et la mise à jour des logiciels, licences, Antivirus, pare-feu etc…
• Tenir le registre des équipements ainsi que les fiches d’inventaires à jours.
• Assurer la bonne utilisation, maintenance, réparation et entretien des équipements.
Gérer le transport et le parc de véhicule :
• En collaboration avec l'équipe de gestion du programme, définir les besoins en matière de flotte de véhicules et veiller à ce que des plans d'utilisation, de maintenance et d'entretien des véhicules soient établis et correctement renseignés.
• Participer au recrutement des chauffeurs et assurer leur management.
• S’assurer avec l’equipe logistique que les véhicules sont utilisés de facon optimale
• S’assurer que les véhicules sont entretenus et utilisés correctement.
• S’assurer du respect des consignes de sécurité lors des déplacements véhiculés.
TIC :
• Veiller à ce que la planification des technologies de l'information reflète les priorités du programme, en fournissant un soutien et une supervision pour les questions liées aux technologies de l'information, y compris l'adhésion à toutes les politiques organisationnelles en matière de technologies de l'information.
• Veiller à ce que les nouveaux membres du personnel soient correctement initiés à toutes les politiques en matière de technologies de l'information.
• Assurer le bon fonctionnement des serveurs, y compris le system de backup ;
• Assurer une bonne connectivité (réseau interne et internet) pour le personnel
Cette description de poste a pour but de résumer les principales fonctions et responsabilités du poste ; il ne s'agit pas d'une liste complète et exhaustive des tâches. Il s'agit d'un document non contractuel qui peut être modifié en fonction des circonstances. Il est attendu de tous les membres du personnel du en fonction des besoins du projet et guidances de l’organisation.
Profil recherché du candidat/de la candidate
• Exigences : Diplôme d’études supérieures de niveau BAC+5 en transport logistique ou équivalent.
• Expérience essentielle :
o Expérience de la coordination de tous les aspects d'une chaîne d'approvisionnement solide
o Expérience de la mise en œuvre et de la gestion de contrôles logistiques pour répondre aux exigences opérationnelles d'un projet ou d'un programme.
o Expérience du travail dans un pays en développement et compréhension des contraintes que cela impose.
o Expérience de la gestion et du renforcement des capacités d'une équipe.
• Connaissance Informatique : Bonne connaissance et utilisation courante des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Excellente maitrise de la langue française et de la langue anglaise.
• Aptitudes essentielles :
o Intérêt et engagement envers le mandat et les principes humanitaires de MAG
o Intégrité, honnêteté et transparence
o Motivé.e, enthousiaste
o Rigoureux(se)
o Esprit d’équipe, humble et courtois, apte à travailler sous pression ; prompt et proactive, capacités
de gestion du stress et de prise d’initiative
o Déterminé.e et attaché à atteindre des standards de haute qualité
Tous les membres du personnel de MAG sont tenus de :
• Travailler dans le cadre des valeurs fondamentales de MAG, en promouvant son éthique et sa déclaration de mission.
• Travailler à la réalisation des objectifs du programme et/ou du plan d'affaires du département.
• Se familiariser avec toutes les politiques et procédures du MAG, s'y conformer et se tenir informé des activités du MAG.
• Entreprendre et appliquer les connaissances acquises dans le cadre de programmes de formation et de développement appropriés.
• Assumer le rôle d'une manière appropriée au contexte culturel et dans le cadre juridique local.
• Comprendre et respecter les normes énoncées dans le cadre de protection de MAG, en agissant avec le soin et l'attention nécessaires pour préserver le bien-être de toute personne en contact avec le travail de MAG et en signalant toute préoccupation éventuelle.
Dans le cadre de l'engagement de MAG en matière de protection, ce poste fait l'objet d'une vérification des antécédents
avant qu'une offre d'emploi ne soit confirmée.
En raison du grand nombre de candidatures que nous recevons, nous ne sommes pas en mesure de répondre à toutes
les demandes. Si vous n'avez pas reçu de réponse de notre part dans les trois semaines suivant votre candidature,
cela signifie que votre candidature n'a pas été retenue.