Recrutement - Assistant(e) de Gestion
DESCRIPTION DU POSTE :
TITRE : Assistant(e) de gestion « RESAOLAB Togo »
Structure : Fondation Mérieux
Rattachement hiérarchique : Gestionnaire de projet RESAOLAB Togo/Bénin Rattachement
fonctionnel : Chef de projet RESAOLAB Togo
1. Objectif général de la fonction :
Sous la supervision du gestionnaire de projet Togo/Bénin, l’assis- tant de gestion du projet RESAOLAB au Togo apporte un soutien au chef de Projet Togo sur les aspects administratifs, financiers et logistiques en veillant au respect des procédures de la Fondation Mérieux et les conventions et exigences des différents partenaires.
2. Contexte de la fonction :
Créée en 1967, la Fondation Mérieux est une fondation familiale indépendante, présidée par Alain Mérieux et reconnue d’utilité publique. Sa mission est de contribuer à la santé mondiale par le renforcement des capacités locales des pays en développement pour réduire l’impact des maladies infectieuses qui affectent les populations vulnérables, en particulier la mère et l’enfant.
Présente dans une vingtaine de pays en Afrique de l’Ouest, en Amérique latine, en Asie, au Moyen-Orient et dans l’Océan Indien, la Fondation Mérieux articule son action autour de quatre objectifs :
- Accroître l’accès des populations vulnérables au diagnostic par le renforcement des laboratoires de biologie clinique dans les systèmes nationaux de santé ;
- Renforcer les capacités locales de recherche appliquée par la formation des chercheurs, le développement de programmes collaboratifs et la création de Laboratoires Rodolphe Mérieux, transférés aux acteurs locaux ;
- Développer l’échange de connaissances et les initiatives en santé publique en lien avec le Centre des Pensières ;
- Agir pour la Mère et l’Enfant dans une approche de santé globale.
La Fondation Mérieux participe depuis 2013 aux efforts du Ministère
de la Santé du Togo dans le renforcement du système de laboratoires à
travers différents projets, en particulier le projet régional RESAOLAB
qui entre dans une 3e phase de financement (2019- 2023) et vise à
poursuivre le développement de la biologie médicale au Togo, Burkina
Faso, Guinée, Mali, Niger, Sénégal et Bénin
tout en améliorant la coopération régionale pour une approche coordonnée
et harmonisée entre ces pays d’Afrique de l’Ouest francophone.
3. Contour la fonction :
L’assistant de gestion du projet RESAOLAB sera basé au ministère de la Santé et de l’hygiène Publique, auprès du Chef et coordinateur de projet RESAOLAB.
Il est rattaché fonctionnellement au chef de projet RESAOLAB et est
placé sous l’autorité hiérarchique de la gestionnaire de Projets de la
Fondation Mérieux au Togo.
Il pourra être amené à effectuer des déplacements à l’intérieur du pays
et plus rarement dans des pays de la sous-région. Il devra col- laborer
avec les autres assistants et gestionnaires projets des autres pays
d’intervention de la Fondation Mérieux en Afrique de l’Ouest.
4. Missions Principales :
L’assistant de gestion assiste l’exécution des tâches suivantes :
Finances et Comptabilité :
• Respecter les procédures de la Fondation et le manuel de gestion du
projet dans toutes les opérations financières du projet (règles
d’engagements des dépenses et décaissements)
• Assurer le suivi des décaissements du projet RESAOLAB : o Préparation
des demandes d’achats et états de dépenses prévisionnel du projet à
faire valider par la gestion centrale du projet.
o Bonne tenue de la caisse (journal et arrêté) o Suivi des règlements
bancaires o Documentation et archivage physique et électronique du
paquet de justificatifs des dépenses du projet (le cas échéant :
demandes d’achats, proformas, bons de commandes, de livraisons,
factures,etc)
• Appui à la préparation des demandes de fonds en interne
• Appui au suivi du budget du projet, en lien avec la Gestionnaire de Projets et le Chef de projet
• Appui à la préparation des reportings financiers toutes les quinzaines
• Appui à la préparation des missions d’audit internes ou externes
• Appliquer les règlementations fiscales et sociales en vigueur au niveau national
Administration, Logistique et Services Généraux :
• Participer à l’organisation logistique des activités du projet (mission, formations, dédouanement
et relations avec la douane, et évènements : organisation des
déplacements, visas, billets d’avions, hôtels, avances de fonds, etc.)
• Suivre les achats et les relations fournisseurs en accord avec le
manuel de gestion du projet (demandes d’achats, de factures proformas,
préparation des bons de commande, documentation des bons de
livraisons..Etc)
• Suivre les procédures d’appels d’offres pour les contrats d’équipements et de travaux et suivre les procédures de marchés
• Assurer la bonne utilisation (carnet de bord et contrôle de la
consommation de carburant) et bon fonctionnement du parc de véhicule
(entretien et assurance)
• Tenir les inventaires
Autres tâches nécessaires à la bonne réalisation des autres projets au Bénin selon sa charge de travail et ses compétences
5. Qualifications requises :
o Etre titulaire d’un Bac + 2 minimum en gestion/comptabilité/ logistique
o Avoir au moins deux (02) ans d’expérience professionnelle pertinente à un poste similaire ;
o Avoir une expérience démontrée dans la gestion financière d’un
programme financé par un bailleur de fonds surtout l’Agence Française de
Développement AFD ;
o Avoir une fois bénéficier d’une formation en logistique et finance du Réseau BIOFORCE serait un atout ;
o Etre Capable de gérer de manière proactive plusieurs activités majeures de façon simultanée et organisée ;
o Avoir une maîtrise parfaite de l’outil informatique, du pack Office et
l’utilisation courante de logiciels intégrés de comp- tabilité et de
gestion serait appréciée
o Disposer d’excellentes compétences en communication verbale et écrite
en français et en langues Nationales. La connaissance de l’anglais
serait un atout.
o Etre intègre, rigoureux, autonome, méthodique, diplomate et avoir une
capacité de synthèse. Etre capable de travailler en équipe et dans un
contexte matriciel et multiculturel.
Tous les candidats intéressés par le present avis, disposant des qualifications requises et remplissant les conditions peuvent nous faire parvenir par courriel une lettre de motivation avec la prétention salariale et un Curriculum vitae (CV) actualisé avec (03) trois personnes de référence à l’adresse suivante: recrutementAfo@fondation-merieux.org
Date limite de dépôt : le vendredi 25 Septembre 2020 à 15 h 00 GMT
Seules les candidatures présélectionnées seront contactées.